14. April 2023
Mehr Übersicht dank Jahresplan
Der Jahresplan zeigt, welche Themen wir wann über welche Kanäle publizieren wollen.
Keine Firma weiss genau, was sie während des Jahres alles kommunizieren wird. Das ist kein Grund zur Beunruhigung. Normalerweise ergibt sich manches Thema erst kurzfristig. Zum Beispiel weil das Unternehmen auf aktuelle Entwicklungen reagieren muss.
Flexibilität und Planung – es braucht beides
Nicht empfehlenswert ist hingegen, wenn man sich im Voraus überhaupt keine Gedanken über mögliche Themen und über den Zeitpunkt der Publikation macht. In solchen Fällen wird die Kommunikation zu oft bestimmt vom Zufall, von hektischen Ad-hoc-Massnahmen und vielleicht auch von verpassten Chancen. Wer sich hingegen frühzeitig mit Inhalten, Terminen und Infokanälen beschäftigt, hat seine Kommunikation besser im Griff. Ein Jahresplan hat mindestens drei Vorteile:
Vorteil 1: Am Ball bleiben
Der Jahresplan unterstützt eine regelmässige Kommunikation, die das Unternehmen in Erinnerung behält. Unternehmen können in der Informationsflut nur auffallen, indem sie regelmässig informieren. Gleichzeitig gilt es allerdings, die Empfänger nicht mit übertrieben häufigen Massnahmen zu ermüden.
Vorteil 2: Bessere Ressourcenplanung
Der Jahresplan unterstützt den realistischen Einsatz von Ressourcen: Die Erfahrung zeigt, dass der Zeitbedarf für Projekte häufig unterschätzt wird. Der Jahresplan rechnet vom geplanten Publikationstermin zurück und fixiert den rechtzeitigen Projektstart inklusive Einbezug aller am Projekt beteiligten Fachleute für Text, Bild, Design, Onlinemarketing, Druck, Video oder Webprogrammierung. Mit dem Jahresplan können Sie zudem die Gesamtkosten besser abschätzen.
Vorteil 3: Verzahnung der Massnahmen
Der Jahresplan erleichtert die Koordination über alle PR-Massnahmen hinweg – damit die rechte Hand weiss, was die linke tut. Die Zusammenarbeit klappt besser und die Kommunikation lässt sich auf Ecktermine wie Fach- und Publikumsmessen, saisonale Besonderheiten oder Vertriebsaktionen abstimmen. Zudem koordiniert der Jahresplan die Kommunikation kanalübergreifend.
Themen finden
Um Themen zu finden, sind folgende Fragen hilfreich:
- Welche Schwerpunktthemen haben wir?
- Welche Teilaspekte sind interessant? Womit kann das Publikum etwas anfangen? Wird Orientierung vermittelt? Helfen die Beiträge den Kunden, Ihre Firma zu verstehen oder ein Problem zu lösen?
- Welches sind unsere wichtigsten Ideenquellen?
- Falls wir auf ein geplantes Thema kurzfristig verzichten: Welche Reservethemen ziehen wir in Betracht?
Termine planen
Für das Fixieren von Publikationsterminen sind folgende Fragen hilfreich:
- Welche Termine müssen wir einhalten? Wo würden uns Verzögerungen Probleme bereiten?
- Welche Termine können provisorisch sein?
- Welche Vorlauf- respektive Produktionszeiten sind realistisch? Sind alle nötigen Fachleute verfügbar?
- In welchen Intervallen bewirtschaften wir unsere Online-Kanäle?
- In welchen Zeitabständen prüfen wir, ob alle Informationen auf unserer Website oder in gedruckten Publikationen noch aktuell sind?
Kanäle bestimmen
Für das Auswählen der Kanäle sind folgende Fragen hilfreich:
- Welche eigenen Publikationen geben wir aktuell heraus? (Website, Blog, Produktkataloge, Mailings etc.)
- Welche Fremdkanäle nutzen wir? (Social Media, Branchenmagazine, Branchenportale, Regio-Portale etc.). Erachten wir unsere Präsenz dort weiterhin als sinnvoll?
- Auf welchen Wegen erreichen wir in welchem Fall unser Zielpublikum am besten?
- Haben wir überhaupt Zeit, alle vorgesehenen Kanäle zu bewirtschaften?
Erfolgsfaktor Koordination
Eine Jahresplanung erfüllt ihren Zweck vor allem dann, wenn jemand für die Gesamtkoordination zuständig ist, also rechtzeitig die Produktion anstösst und die richtigen Spezialisten an den Tisch bringt. In der Regel ist es am besten, wenn der Koordinator ein Mitarbeiter des Unternehmen ist. Denn interne Leute sind weit besser in den Informationsfluss innerhalb der Firma eingebunden als Freelancer oder Agenturen. Anders ist es, wenn einzelne Projekte koordiniert werden müssen. Dafür braucht es oft das Fachwissen externer Fachleute.